Co si schovat a co může pryč

Otázka, která přijde dřív nebo později: co z té hromady papírů musím opravdu schovávat a co můžu vyhodit? Odpověď má dvě roviny a lidé si je často pletou.

Doklad není totéž co záznam

Doklad je faktura, účtenka, výpis, smlouva. Záznam je to, co z dokladu vzniklo ve vašich knihách nebo evidenci. Zákon má lhůty na obojí a nejsou stejné. Jejich délka se navíc liší podle toho, čeho se doklad týká — jinak dlouho se drží běžná faktura a jinak podklady k dlouhodobému majetku nebo ke mzdám.

Konkrétní počty let vám řekne váš účetní podle toho, co přesně máte v ruce. Nemá smysl si je pamatovat, protože se liší případ od případu.

Kde se dělá chyba

Nejčastější omyl není v tom, že by lidé vyhazovali brzy. Naopak — schovávají všechno navždycky a v krabici se pak nedá nic najít.

Druhá chyba je zrádnější: schová se doklad, ale ne to, co ho vysvětluje. Faktura za školení bez informace, kdo a proč se ho účastnil, je při kontrole těžko obhajitelná. Účtenka za pohonné hmoty bez knihy jízd taky.

• ke každému většímu výdaji si poznamenejte souvislost s podnikáním
• u majetku si nechte i doklad o pořizovací ceně a datu zařazení
• výpisy z účtu schovávejte celé, ne jen stránky, které se zrovna hodily

Elektronicky, nebo na papíře

Elektronická podoba je plnohodnotná, pokud je zajištěná čitelnost a nezměnitelnost po celou dobu uchování. Prakticky to znamená mít doklady někde, kde je nikdo omylem nepřepíše a odkud se dají po letech otevřít.

Nejlepší archiv je ten, ve kterém něco najdete. Krabice, do které se rok sype všechno, tuhle podmínku nesplňuje.

Pokud si nejste jistí, co u konkrétního dokladu platí, zeptejte se dřív, než ho vyhodíte. Zpátky už ho nedostanete.